Unterweisungen organisieren: Wer braucht welche – und wie behalten Sie den Überblick?

Beschäftigte müssen über die Gefährdungen und Schutzmaßnahmen unterwiesen werden, die für ihre Arbeit relevant sind. Die Inhalte müssen zum Arbeitsplatz beziehungsweise Aufgabenbereich passen. Das verlangt § 12 Arbeitsschutzgesetz. [1]

Eine gemeinsame Grundunterweisung kann Themen abdecken, die viele Beschäftigte betreffen: beispielsweise die betriebliche Notfallorganisation, das Melden von Unfällen oder das Verhalten im Brandfall.

Dazu kommen die jeweiligen Tätigkeiten. Wer mit einer Maschine arbeitet, benötigt andere Informationen als jemand, der ausschließlich am Bildschirm tätig ist. Übernimmt eine Person mehrere Aufgaben, müssen diese bei der Planung berücksichtigt werden.

Als Ausgangspunkt dienen die Gefährdungsbeurteilung und die daraus festgelegten Schutzmaßnahmen. Betriebsanweisungen und Herstellerinformationen helfen, die Inhalte konkret auszuarbeiten.

Eine beispielhafte Zuordnung könnte so aussehen:

Die Tabelle ist eine Orientierung. Welche Themen tatsächlich erforderlich sind, ergibt sich aus den jeweiligen Arbeitsbedingungen.

Ordnen Sie Unterweisungen nach den tatsächlichen Aufgaben zu. Die Abteilungsbezeichnung allein reicht dafür nicht immer aus.

Ein fester Jahrestermin erleichtert die Organisation. Zusätzlich müssen Sie Ereignisse berücksichtigen, die eine Unterweisung außerhalb dieses Termins erfordern.

Vor Aufnahme einer neuen oder veränderten Tätigkeit

Bei der Einstellung, Änderungen im Aufgabenbereich sowie der Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien muss die erforderliche Unterweisung vor Aufnahme der betreffenden Tätigkeit erfolgen. Sie findet während der Arbeitszeit statt. [1]

Ein neuer Mitarbeiter kann deshalb nicht bis zum nächsten gemeinsamen Jahrestermin warten.

Für Arbeitsmittel legt § 12 Betriebssicherheitsverordnung ausdrücklich fest, dass vor der erstmaligen Verwendung tätigkeitsbezogen unterwiesen werden muss. [3]

Regelmäßig und bei zusätzlichem Anlass

Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 sind Unterweisungen erforderlichenfalls zu wiederholen, mindestens aber einmal jährlich. Besondere Anlässe können zusätzliche Unterweisungen notwendig machen, etwa geänderte Arbeitsabläufe oder neue Erkenntnisse aus Unfällen. [2]

Für bestimmte Personengruppen und Tätigkeiten gelten kürzere Abstände. Bei Jugendlichen schreibt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz eine Wiederholung in angemessenen Zeitabständen, mindestens aber halbjährlich vor. Das betrifft Jugendliche im Sinne des Gesetzes, nicht automatisch alle Auszubildenden. [4]

Planen Sie deshalb wiederkehrende Termine und anlassbezogene Unterweisungen getrennt. So bleibt erkennbar, welche Unterweisung regelmäßig ansteht und welche vor einem konkreten Einsatz benötigt wird.

Für den Einstieg empfehle ich eine Übersicht, in der Sie Themen, Zielgruppen und Zuständigkeiten zusammenführen.

Beginnen Sie mit den vorhandenen Unterlagen. Welche Themen sind bereits passend ausgearbeitet? Welche Inhalte müssen überarbeitet werden? Fehlen betriebliche Besonderheiten?

Legen Sie auch fest, wer die Übersicht aktualisiert, wenn Beschäftigte neu anfangen, den Bereich wechseln oder zusätzliche Aufgaben übernehmen. Eine gute Ausgangsliste hilft nur, wenn solche Änderungen anschließend einfließen.

Die Unterweisung ist eine Arbeitgeberpflicht. Ihre Durchführung kann entsprechend organisiert und übertragen werden. Häufig übernehmen unmittelbare Führungskräfte diese Aufgabe, weil sie die Arbeitsabläufe kennen und verbindliche Anweisungen geben können.

Die DGUV Regel 100-001 betont die erforderliche Weisungsbefugnis. Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte können beraten und mitwirken; aus ihrer beratenden Funktion allein folgt diese Weisungsbefugnis nicht. [2]

Für die praktische Vorbereitung lohnt sich eine klare Aufteilung: Wer entscheidet über die betrieblichen Vorgaben? Wer liefert die fachlichen Inhalte? Wer erklärt den konkreten Ablauf am Arbeitsplatz?

So vermeiden Sie, dass eine allgemeine Schulung durchgeführt wird, die entscheidenden Fragen vor Ort aber unbeantwortet bleiben.

Digitale Inhalte können die Vermittlung und Organisation unterstützen. Entscheidend bleibt, ob die Beschäftigten die für ihre Arbeit nötigen Informationen verstehen und anwenden können.

Die DGUV verlangt verständliche Inhalte, Rückfragemöglichkeiten und eine Überprüfung des Verständnisses. Das reine Übergeben von Unterlagen zum Selbststudium reicht nicht aus. Bei elektronischen Hilfsmitteln kann eine zusätzliche praktische Vermittlung erforderlich sein. [2]

Für die Planung bedeutet das beispielsweise:

• Allgemeine Grundlagen können mit geeigneten digitalen Inhalten vorbereitet werden.
• Örtliche Besonderheiten müssen zusätzlich vermittelt werden.
• Handgriffe und sichere Arbeitsabläufe werden bei Bedarf praktisch gezeigt und geübt.
• Beschäftigte brauchen eine erreichbare Ansprechperson für Rückfragen.

Bei Gefahrstoffen bestehen besondere Anforderungen: § 14 Gefahrstoffverordnung verlangt eine mündliche Unterweisung anhand der Betriebsanweisung. Ein allein bearbeitetes Selbstlernmodul erfüllt diese Anforderung nicht. [5]

Ein bestandener Wissenstest zeigt außerdem noch nicht, dass jemand ein Gerät sicher bedienen kann. Planen Sie erforderliche praktische Anteile deshalb ausdrücklich mit ein.

Das folgende Beispiel beschreibt einen möglichen organisatorischen Ablauf. Welche Inhalte erforderlich sind, muss für den konkreten Arbeitsplatz festgelegt werden.

Ein neuer Mitarbeiter soll zunächst in der Grünpflege eingesetzt werden. Später sind weitere Aufgaben vorgesehen.

Vor seinem ersten Einsatz klärt die zuständige Führungskraft, welche Tätigkeiten er tatsächlich übernehmen soll, welche Vorkenntnisse bestehen und welche Unterweisungen erforderlich sind.

Die Planung könnte folgendermaßen aussehen:

Eine allgemeine Bauhofunterweisung sollte dabei nicht pauschal als Nachweis für sämtliche Geräte und Aufgaben gelten. Auch erforderliche Qualifikationen oder besondere Beauftragungen müssen gesondert berücksichtigt werden.

Für die Organisation ist hilfreich, bereits beim Einstieg festzuhalten, welche Themen abgeschlossen sind und welche vor späteren Einsätzen noch fehlen

Nach einer Gruppenunterweisung sollte die Teilnehmerliste mit der vorgesehenen Zielgruppe abgeglichen werden. Wer krank, im Urlaub oder anderweitig verhindert war, bleibt als offen erkennbar.

Legen Sie einen Nachholtermin und eine zuständige Person fest. Prüfen Sie zugleich, ob die betreffende Tätigkeit bis dahin ausgeübt werden darf. Eine erforderliche Erstunterweisung lässt sich nicht durch einen späteren Termin ersetzen.

Der Versand der Folien ist noch kein Nachweis einer durchgeführten Unterweisung. [2]

Für den Alltag würde ich drei Listen unterscheiden: bevorstehende Unterweisungen, fehlende Teilnahmen und abgeschlossene Nachweise. So müssen Sie nicht jedes Mal die gesamte Jahresplanung durchsuchen.

Der Nachweis sollte erkennen lassen, wer wann zu welchen konkreten Inhalten unterwiesen wurde. Für eine übersichtliche Dokumentation empfehle ich zusätzlich den Arbeitsbereich, die unterweisende Person und die verwendete Fassung der Unterlagen festzuhalten.

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsgrundlage. Bei Arbeitsmitteln verlangt § 12 Betriebssicherheitsverordnung, Datum und Namen der Unterwiesenen schriftlich festzuhalten. [3]

Für Gefahrstoffunterweisungen müssen Inhalt und Zeitpunkt schriftlich dokumentiert und von den Unterwiesenen durch Unterschrift bestätigt werden. [5]

Die DGUV Vorschrift 1 fordert die Dokumentation, schreibt selbst aber keine bestimmte Form oder generelle Unterschrift vor. Besondere Vorschriften bleiben maßgeblich. [2]

Deshalb sollte vor der digitalen Umsetzung geklärt sein, welche Nachweise und Bestätigungen für die jeweiligen Inhalte erforderlich sind.

SafetyPlanner bietet einen Unterweisungsmanager für Online- und Präsenzunterweisungen. Damit lässt sich die Organisation beider Formen in einer Software zusammenführen.

Ein sinnvoller Einstieg ist, zunächst einen Arbeitsbereich mit seinen Themen und Beschäftigten abzubilden. Prüfen Sie dabei auch vorhandene Vorlagen: Welche Inhalte passen bereits? Was muss für Ihren Betrieb ergänzt werden? Wo ist eine praktische Einweisung notwendig?

Für die laufende Organisation bleiben drei Fragen entscheidend:

Wer benötigt welche Unterweisung? Was wurde tatsächlich durchgeführt? Wo besteht noch Handlungsbedarf?

Wenn Sie Ihre Unterweisungen mit SafetyPlanner organisieren möchten, zeigen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Termin, wie sich Ihre bisherigen Abläufe abbilden lassen.