Nach der Arbeitsschutzbegehung: So werden Mängel zuverlässig behoben

Arbeitsschutzbegehungen helfen dabei, Arbeitsbedingungen vor Ort zu prüfen und Mängel zu erkennen. Zu den gesetzlichen Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit gehört, Arbeitsstätten regelmäßig zu begehen, festgestellte Mängel mitzuteilen, Maßnahmen vorzuschlagen und auf deren Durchführung hinzuwirken. [1]

Der Arbeitgeber muss die erforderlichen Schutzmaßnahmen organisieren und umsetzen, ihre Wirksamkeit überprüfen und sie bei Bedarf anpassen. [2]

Für die Nachbereitung empfiehlt sich deshalb ein klarer Ablauf:

Feststellung beschreiben, Handlungsbedarf beurteilen, Maßnahme festlegen, Umsetzung zuordnen und Wirkung kontrollieren.

Die folgenden Schritte sind eine praktische Empfehlung, wie Sie diesen Ablauf im Betrieb organisieren können.

Ein Eintrag wie „Lager aufräumen“ lässt viel offen. Wer bei der Begehung nicht dabei war, weiß möglicherweise weder, welcher Bereich gemeint ist, noch welches Problem behoben werden soll.

Eine brauchbare Beschreibung nennt den Ort, die beobachtete Situation und die damit verbundene Gefährdung.

Zum Beispiel:

Im Lager im Erdgeschoss stehen mehrere Kartons im gekennzeichneten Fluchtweg zwischen Werkstatt und Außentür. Der Durchgang ist dadurch eingeengt.

Das ist eine konkrete Feststellung. Ob die Kartons dort aus Platzmangel, wegen einer Lieferung oder aus Gewohnheit stehen, muss anschließend geklärt werden.

Ein Foto kann die Beschreibung ergänzen. Es sollte den Mangel und seine Umgebung erkennen lassen. Eine Nahaufnahme allein hilft wenig, wenn später niemand mehr weiß, an welcher Tür oder welchem Regal sie aufgenommen wurde.

Dokumentieren Sie so, dass auch eine unbeteiligte Person versteht, was gemeint ist. Das erspart Rückfragen bei der Umsetzung.

Nicht jede Feststellung hat dieselbe Dringlichkeit. Entscheidend sind die konkrete Gefährdung und die Frage, ob unter den vorhandenen Bedingungen sicher weitergearbeitet werden kann.

Bei erheblichen Gefährdungen darf die Reaktion nicht bis zum fertigen Protokoll warten. Für Arbeitsstätten verlangt die Arbeitsstättenverordnung die unverzügliche Beseitigung festgestellter Mängel. Kann ein Mangel mit unmittelbarer erheblicher Gefahr nicht sofort behoben werden, müssen die gefährdeten Beschäftigten ihre Tätigkeit unverzüglich einstellen. [3]

Für Ihre Maßnahmenliste heißt das: Halten Sie erforderliche Sofortmaßnahmen gesondert fest. Je nach Situation kann beispielsweise ein Bereich gesichert oder ein Arbeitsmittel außer Betrieb genommen werden müssen.

Auch längerfristige Lösungen brauchen eine klare Einordnung. Wenn eine Beschaffung Zeit benötigt, muss geklärt sein, welche ausreichenden Schutzmaßnahmen bis dahin gelten.

Eine Frist in der Aufgabenliste verschiebt keine bestehende Schutzpflicht.

Die Maßnahme sollte beschreiben, was tatsächlich umgesetzt werden soll. „Bitte beachten“ oder „Mitarbeiter sensibilisieren“ ist dafür meist zu ungenau.

Beim Beispiel mit den Kartons ist das Freiräumen zunächst erforderlich. Verkehrswege, Fluchtwege und Notausgänge müssen ständig freigehalten werden. [3]

Für eine dauerhafte Lösung lohnt sich zusätzlich die Frage: Warum wurden die Kartons dort abgestellt?

Vielleicht fehlt eine geeignete Fläche für eingehende Lieferungen. Vielleicht ist die vorhandene Fläche dauerhaft belegt. Oder es ist nicht geregelt, wer die Ware nach der Anlieferung übernimmt.

Die weitere Maßnahme könnte dann lauten:

Eine geeignete Warenannahmefläche außerhalb der Verkehrs- und Fluchtwege festlegen und den Ablauf für Annahme und Weitertransport der Lieferungen regeln.

Ob diese Lösung ausreicht, muss anhand der örtlichen Bedingungen geprüft werden. Das Beispiel zeigt aber den Unterschied zwischen dem unmittelbaren Beseitigen eines Mangels und dem Verhindern seiner Wiederholung.

„Die Werkstatt kümmert sich“ klingt nach einer Zuständigkeit, lässt aber offen, wer die Aufgabe übernimmt.

Ordnen Sie jede Maßnahme einer konkreten Person oder eindeutig verantwortlichen Funktion zu. Prüfen Sie dabei, ob diese Person die nötigen Befugnisse und Mittel hat.

Wer eine Beschaffung vorbereiten soll, kann beispielsweise nicht automatisch das Budget freigeben. Solche Abhängigkeiten gehören in die Planung.

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt und berät. Aus ihrer Teilnahme an der Begehung ergibt sich nicht automatisch die Verantwortung, jede festgestellte Abweichung selbst zu beseitigen. [1]

Vereinbaren Sie außerdem einen konkreten Termin. „Zeitnah“ lässt sich schlecht nachverfolgen. Bei umfangreicheren Maßnahmen können einzelne Zwischenschritte sinnvoll sein, etwa die fachliche Klärung, eine Freigabe und die anschließende Umsetzung.

Eine Aufgabenzuweisung in einem Maßnahmenplan ersetzt dabei keine gegebenenfalls erforderliche formelle Übertragung von Arbeitgeberpflichten.

Eine kurze Rückmeldung hilft, den Bearbeitungsstand zu verstehen. Je nach Maßnahme kommen dafür unterschiedliche Nachweise infrage:

• ein Foto der veränderten Situation,
• ein Prüf- oder Reparaturbericht,
• eine angepasste Arbeitsanweisung,
• ein Unterweisungsnachweis,
• eine kurze Beschreibung der umgesetzten organisatorischen Änderung.

Der Nachweis sollte zur Aufgabe passen. Eine Bestellbestätigung zeigt, dass etwas bestellt wurde. Sie belegt noch nicht, dass das Hilfsmittel angekommen ist und verwendet werden kann.

Für eine übersichtliche Bearbeitung würde ich folgende Zustände unterscheiden:

Diese Aufteilung ist eine organisatorische Empfehlung. Entscheidend ist, dass die Beteiligten dieselbe Vorstellung davon haben, wann ein Punkt tatsächlich abgeschlossen ist.

Die Überprüfung der Wirksamkeit gehört zu den Arbeitgeberpflichten. [2] Überlegen Sie deshalb bereits bei der Maßnahmenplanung, wer die Kontrolle übernimmt, wann sie sinnvoll ist und woran der Erfolg erkennbar wird.

Beim Beispiel mit dem Fluchtweg kann die erste Kontrolle unmittelbar nach dem Freiräumen erfolgen. Ob die neu organisierte Warenannahme dauerhaft funktioniert, lässt sich dagegen erst im laufenden Betrieb beurteilen.

Das folgende vereinfachte Beispiel zeigt den gesamten Ablauf:

Stehen bei der Kontrolle wieder Kartons im Weg, muss die Ursache erneut betrachtet werden. Möglicherweise ist die vorgesehene Fläche zu klein oder der Ablauf passt nicht zu den Lieferzeiten.

Offene Maßnahmen sollten regelmäßig gemeinsam mit den Zuständigen durchgesehen werden. Wie engmaschig das sinnvoll ist, richtet sich nach der Dringlichkeit und dem Umfang der Aufgaben.

Fragen Sie bei Verzögerungen konkret nach: Fehlt eine Entscheidung, ein Angebot oder fachliche Unterstützung? Ist die Zuständigkeit unklar? Reicht die bisherige Übergangslösung noch aus?

Wenn die verantwortliche Person ein Hindernis nicht selbst lösen kann, muss die entscheidungsbefugte Stelle eingebunden werden.

Eine bloße Verschiebung des Termins löst das Problem nicht. Dokumentieren Sie den Grund, die nächsten Schritte und die bis zur endgültigen Umsetzung geltenden Schutzmaßnahmen.

Prüfen Sie bei den Feststellungen auch, ob die Gefährdungsbeurteilung angepasst werden muss. Das kann etwa erforderlich sein, wenn eine Tätigkeit bisher nicht ausreichend betrachtet wurde oder eine vorgesehene Schutzmaßnahme nicht funktioniert.

Ebenso können Änderungen an Betriebsanweisungen und Unterweisungsinhalten notwendig werden.

Soweit Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und die daraus abgeleiteten Maßnahmen betroffen sind, verlangt § 6 Arbeitsschutzgesetz eine nachvollziehbare Dokumentation einschließlich des Ergebnisses ihrer Überprüfung. [4]

Ein Begehungsprotokoll kann dazu beitragen. Entscheidend ist, dass die Informationen zusammenpassen und die Beschäftigten nach den aktuellen Vorgaben arbeiten können.

SafetyPlanner bietet Bereiche für Begehungen und Aufgaben. Diese lassen sich für die Dokumentation der Feststellungen und die Organisation der weiteren Bearbeitung nutzen.

Für einen verständlichen Ablauf sollten die Informationen zu einem Punkt zusammengeführt werden: Was wurde festgestellt? Welche Maßnahme ist vereinbart? Wer kümmert sich darum? Was ist bereits umgesetzt und was muss noch geprüft werden?

Die fachliche Bewertung und die Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Personen. Eine digitale Organisation hilft dabei, den Bearbeitungsstand für die Beteiligten nachvollziehbar zu halten.

Nehmen Sie für die nächste Nachbereitung drei Fragen mit:

Hat jede Maßnahme eine eindeutige Zuständigkeit? Ist der Umsetzungstermin klar? Steht fest, wie ihre Wirksamkeit geprüft wird?

Wenn Sie Ihre Begehungen und die anschließende Aufgabenbearbeitung mit SafetyPlanner organisieren möchten, zeigen wir Ihnen den Ablauf gerne in einem persönlichen Termin.

Beginnen Sie mit einer klar abgegrenzten Tätigkeit und bearbeiten Sie diese vollständig. Die dabei entwickelte Struktur lässt sich anschließend auf weitere Aufgaben übertragen. Dringende Gefährdungen müssen unabhängig von dieser Reihenfolge sofort bearbeitet werden.

Für Ihren ersten Arbeitstermin sollten drei Dinge feststehen: die Tätigkeitsübersicht, die beteiligten Personen und die vorrangig zu bearbeitenden Bereiche. Wenn Sie Ihre Gefährdungsbeurteilungen im Bauhof digital organisieren möchten, zeigen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Termin, wie die Bearbeitung mit SafetyPlanner aussehen kann.