Arbeitsschutz in der Kommune: Wer ist verantwortlich?

Grundsätzlich gilt: Auch eine Kommune ist als Arbeitgeber verpflichtet, für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu sorgen.

Nach § 3 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) muss der Arbeitgeber die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen treffen, ihre Wirksamkeit überprüfen und für eine geeignete Organisation sorgen. Dazu gehört, die notwendigen Mittel bereitzustellen und den Arbeitsschutz in die betrieblichen Abläufe einzubinden.

In einer Kommune wird diese Verantwortung durch die zuständigen Organe und Leitungspersonen wahrgenommen. Wer welche Aufgaben übernimmt, richtet sich unter anderem nach der kommunalen Organisationsstruktur und den geltenden Landesgesetzen.

Die oberste Verwaltungsleitung muss deshalb nicht jede Gefährdungsbeurteilung selbst erstellen oder persönlich Unterweisungen durchführen.

Sie muss aber dafür sorgen, dass solche Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Dazu gehört insbesondere, geeignete Personen einzusetzen, Zuständigkeiten festzulegen und zu kontrollieren, ob die Organisation funktioniert.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Gesamtverantwortung für die Arbeitsschutzorganisation und der Verantwortung für einzelne Aufgaben im jeweiligen Arbeitsbereich.

Nicht jede Kommune verfügt über eine eigene Verwaltung. Gerade bei kleineren Gemeinden werden Verwaltungsaufgaben häufig durch Ämter oder andere gemeinsame Verwaltungsstrukturen wahrgenommen.

Deshalb lässt sich die Frage nach der Arbeitsschutzverantwortung nicht pauschal mit „der Bürgermeister ist verantwortlich“ beantworten.

Gemeinden mit eigener Verwaltung

In einer Gemeinde mit eigener Verwaltung steht in der Regel ein hauptamtlicher Bürgermeister an der Verwaltungsspitze.

Er ist im Rahmen seiner gesetzlichen Zuständigkeiten für die Organisation der Verwaltung verantwortlich. Dazu gehört auch, den Arbeitsschutz in den Verwaltungsabläufen zu berücksichtigen.

Das bedeutet beispielsweise, dass für den Bauhof, das Rathaus und andere kommunale Einrichtungen festgelegt werden muss, wer Gefährdungsbeurteilungen organisiert, Unterweisungen durchführt und notwendige Schutzmaßnahmen umsetzt.

Diese Aufgaben können auf geeignete Führungskräfte verteilt werden.

Der Bürgermeister muss sich jedoch weiterhin davon überzeugen, dass die Arbeitsschutzorganisation funktioniert. Eine Aufgabenübertragung entbindet die oberste Leitung nicht vollständig von ihren Organisations- und Kontrollpflichten.

Amtsangehörige Gemeinden: Welche Rolle spielt der Amtsdirektor?

Anders kann die Situation bei einer amtsangehörigen Gemeinde aussehen.

Ein Beispiel ist Brandenburg. Dort verwaltet und unterstützt das Amt die amtsangehörigen Gemeinden. Nach § 135 Absatz 4 der Brandenburgischen Kommunalverfassung nimmt das Amt durch den Amtsdirektor die Aufgaben des Hauptverwaltungsbeamten für die amtsangehörigen Gemeinden wahr.

Der Amtsdirektor leitet die Amtsverwaltung und ist Dienstvorgesetzter der Beschäftigten des Amtes.

Der ehrenamtliche Bürgermeister einer amtsangehörigen Gemeinde steht dagegen nicht automatisch an der Spitze der Amtsverwaltung und ist auch nicht allein aufgrund seines Bürgermeisteramtes für sämtliche dort beschäftigten Personen verantwortlich.

Für den Arbeitsschutz bedeutet das: Die Verantwortung für die Organisation der Amtsverwaltung liegt im Rahmen der gesetzlichen Zuständigkeiten insbesondere beim Amtsdirektor.

Allerdings muss bei einzelnen kommunalen Einrichtungen genauer hingeschaut werden. Entscheidend ist, welcher Rechtsträger Arbeitgeber ist, wer die Einrichtung betreibt und wer tatsächlich die erforderlichen Entscheidungen treffen darf.

Das ist beispielsweise dann wichtig, wenn eine amtsangehörige Gemeinde Träger einer Einrichtung ist, die Verwaltungs- und Personalaufgaben aber durch das Amt erledigt werden.

Die genaue Zuständigkeitsverteilung ist landesrechtlich unterschiedlich geregelt. Die dargestellte Zuordnung für Brandenburg lässt sich deshalb nicht ohne Weiteres auf andere Bundesländer übertragen.

Auch Schleswig-Holstein kennt Amtsdirektoren. Dort gibt es allerdings unterschiedliche Formen der Amtsverwaltung: Neben hauptamtlich geleiteten Ämtern bestehen auch ehrenamtlich geleitete Ämter mit einem leitenden Verwaltungsbeamten. Schon daran wird deutlich, warum zunächst die Verwaltungsstruktur betrachtet werden muss.

Wenn ein Bürgermeister oder Amtsdirektor Arbeitsschutzaufgaben überträgt

Unabhängig von der Verwaltungsform können konkrete Arbeitsschutzaufgaben auf geeignete Personen übertragen werden.

Ein Bürgermeister oder Amtsdirektor kann im Rahmen seiner Zuständigkeiten beispielsweise einen Bauhofleiter, Fachbereichsleiter oder eine andere geeignete Führungskraft mit bestimmten Aufgaben betrauen.

Das Arbeitsschutzgesetz sieht dafür in § 13 Absatz 2 die schriftliche Beauftragung zuverlässiger und fachkundiger Personen vor.

Auch § 13 der DGUV Vorschrift 1 regelt die Pflichtenübertragung. Danach müssen insbesondere der Verantwortungsbereich und die Befugnisse festgelegt werden.

Die Bezeichnung der beauftragten Person ist dabei zweitrangig. Ob jemand intern als Arbeitsschutzverantwortlicher, Amtsverantwortlicher oder Koordinator bezeichnet wird, entscheidet nicht darüber, welche gesetzlichen Pflichten diese Person tatsächlich übernimmt.

Maßgeblich sind die übertragenen Aufgaben, die vorhandenen Befugnisse und gegebenenfalls bereits bestehende gesetzliche Verantwortlichkeiten.

Ein Bauhofleiter kann beispielsweise dafür zuständig sein, Unterweisungen zu organisieren, Arbeitsmittel im Blick zu behalten und Schutzmaßnahmen in seinem Bereich umzusetzen.

Dazu muss er aber auch handeln können. Wenn er für einen festgestellten Mangel verantwortlich sein soll, muss geklärt sein, welche Entscheidungen er selbst treffen darf und wann die Verwaltung eingeschaltet werden muss.

Eine Pflichtenübertragung ist keine vollständige Abgabe der Verantwortung. Die übergeordnete Leitung behält insbesondere ihre Auswahl-, Organisations- und Kontrollpflichten.

Neben der Verwaltungsleitung sind verschiedene Personen am Arbeitsschutz beteiligt. Ihre Aufgaben unterscheiden sich allerdings deutlich.

Bürgermeister bzw. zuständige Verwaltungsleitung	Arbeitsschutz organisieren, Ressourcen sicherstellen, Verantwortlichkeiten festlegen und deren Wahrnehmung kontrollieren
Amtsdirektor	Im Rahmen seiner kommunalrechtlichen Zuständigkeit die Arbeitsschutzorganisation der Amtsverwaltung sicherstellen
Fachbereichs-, Bauhof- und Einrichtungsleitungen	Arbeitsschutz im eigenen Verantwortungsbereich umsetzen, Unterweisungen organisieren, Maßnahmen veranlassen und Mängel bearbeiten
Zentrale Koordinationsstelle, etwa im Haupt- oder Personalamt	Termine, Nachweise und abteilungsübergreifende Abläufe koordinieren
Fachkraft für Arbeitssicherheit	Arbeitgeber und Führungskräfte beraten, bei Gefährdungsbeurteilungen unterstützen, Begehungen durchführen und Maßnahmen empfehlen
Betriebsärztlicher Dienst	In Fragen des arbeitsbezogenen Gesundheitsschutzes beraten und arbeitsmedizinische Vorsorge durchführen
Sicherheitsbeauftragte	Im Arbeitsalltag auf Gefährdungen aufmerksam machen und Kolleginnen und Kollegen unterstützen
Beschäftigte	Schutzmaßnahmen beachten, Arbeitsmittel sicher verwenden und Gefahren oder Mängel melden

Die konkrete Aufgabenverteilung muss zur jeweiligen Kommune passen.

Eine zentrale Koordinationsstelle kann beispielsweise dafür sorgen, dass Unterweisungstermine und Prüffristen nicht übersehen werden. Damit ist sie aber nicht automatisch für die fachgerechte Durchführung sämtlicher Maßnahmen verantwortlich.

Ebenso übernimmt eine Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht allein deshalb die Verantwortung für einen Bauhof, weil sie dessen Gefährdungsbeurteilung begleitet.

„Dafür haben wir doch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit.“

Dieser Gedanke liegt nahe. Schließlich kennt die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Vorschriften, begleitet Begehungen und unterstützt bei Gefährdungsbeurteilungen.

Ihre Aufgabe ist jedoch vor allem die fachliche Beratung und Unterstützung des Arbeitgebers und der verantwortlichen Führungskräfte. Das ergibt sich aus § 6 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG).

Das gilt auch, wenn die Kommune eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit beauftragt.

Ein Beispiel:

Bei einer Begehung des Bauhofs wird eine beschädigte Leiter entdeckt. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit weist auf den Mangel hin und empfiehlt, die Leiter bis zur Klärung nicht weiterzuverwenden.

Damit ist die Angelegenheit aber noch nicht erledigt.

Vor Ort muss jemand dafür sorgen, dass die Leiter tatsächlich aus der Nutzung genommen wird. Anschließend muss geklärt werden, ob eine fachgerechte Instandsetzung möglich ist oder Ersatz beschafft werden muss.

Die zuständige Führungskraft benötigt dafür die nötigen Informationen und Befugnisse. Gegebenenfalls muss eine andere Verwaltungsstelle die Beschaffung freigeben.

Ein Eintrag im Begehungsprotokoll allein beseitigt den Mangel nicht.

Ähnliches gilt für den betriebsärztlichen Dienst. Betriebsärzte beraten insbesondere zu gesundheitlichen Gefährdungen bei der Arbeit und übernehmen ihre gesetzlich vorgesehenen arbeitsmedizinischen Aufgaben. Auch sie ersetzen nicht die Verantwortung der kommunalen Führungskräfte.

In vielen kommunalen Einrichtungen sind Sicherheitsbeauftragte bestellt.

Sie kennen die Abläufe vor Ort, erkennen mögliche Gefährdungen und können Beschäftigte auf unsichere Situationen aufmerksam machen.

Dabei haben sie eine unterstützende Funktion. Sie sollen durch ihre Nähe zum Arbeitsalltag dazu beitragen, dass Gefahren erkannt und angesprochen werden.

Sicherheitsbeauftragte erhalten durch ihre Bestellung jedoch keine Weisungsbefugnis und übernehmen keine zusätzliche Führungsverantwortung.

Die Anforderungen an ihre Bestellung ergeben sich insbesondere aus § 22 SGB VII und § 20 der DGUV Vorschrift 1.

Eine Sicherheitsbeauftragte in einer kommunalen Werkstatt kann beispielsweise darauf hinweisen, dass eine Schutzeinrichtung beschädigt ist. Die Entscheidung und Organisation der notwendigen Maßnahmen liegt aber bei den dafür verantwortlichen Personen.

Auf dem Papier lassen sich Verantwortlichkeiten schnell festlegen.

Schwieriger wird es, wenn eine Führungskraft zwar für den Arbeitsschutz zuständig sein soll, notwendige Maßnahmen aber nicht selbst veranlassen kann.

Eine pauschale Formulierung wie „Die Einrichtungsleitung ist für den Arbeitsschutz verantwortlich“ lässt deshalb viele Fragen offen.

Darf die Einrichtungsleitung notwendige Arbeitsmittel beschaffen? Kann sie die Nutzung eines gefährlichen Gerätes untersagen? Wer ist für Reparaturen zuständig? Was geschieht, wenn das vorhandene Budget nicht ausreicht?

Bei einer förmlichen Pflichtenübertragung müssen Aufgaben, Verantwortungsbereich und Befugnisse klar festgelegt werden. Die beauftragte Person muss zuverlässig und fachkundig sein.

Führungskräfte können zudem bereits aufgrund ihrer betrieblichen Stellung und der ihnen zugewiesenen Aufgaben Verantwortung tragen. Eine schriftliche Pflichtenübertragung kann diese Zuständigkeiten konkretisieren und weitere Aufgaben eindeutig zuordnen.

Für die praktische Ausgestaltung sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

• Für welche Beschäftigten, Tätigkeiten und Einrichtungen ist die Person zuständig?

• Welche Aufgaben muss sie selbst durchführen, organisieren oder kontrollieren?

• Welche Entscheidungen darf sie eigenständig treffen?

• Welche personellen und finanziellen Mittel stehen ihr zur Verfügung?

• An wen kann sie sich wenden, wenn notwendige Maßnahmen außerhalb ihrer Befugnisse liegen?

• Wer übernimmt die Aufgaben bei Urlaub, Krankheit oder einem Personalwechsel?

Eine Führungskraft braucht außerdem die notwendigen Kenntnisse, um ihre Aufgaben wahrnehmen zu können. Entsprechende Schulungen sollten deshalb zur Arbeitsschutzorganisation gehören.

Viele Arbeitsschutzaufgaben lassen sich nicht einer einzigen Abteilung zuordnen.

In einer Kita wird beispielsweise ein Mangel festgestellt. Die Einrichtungsleitung kann die unmittelbare Gefahr beseitigen, die Reparatur des Gebäudes fällt jedoch möglicherweise in den Zuständigkeitsbereich des Gebäudemanagements.

Wenn für die Reparatur zusätzliche Mittel benötigt werden, muss unter Umständen eine weitere Stelle beteiligt werden.

Solche Abläufe sind nicht ungewöhnlich. Problematisch wird es erst, wenn niemand weiß, wer den nächsten Schritt übernimmt.

Deshalb sollte geregelt sein, wer eine Meldung entgegennimmt, wer die Bearbeitung organisiert und wie die betroffene Einrichtung über den Stand informiert wird.

Auch die Kontrolle der erledigten Maßnahme muss einer Person zugeordnet sein.

Besonderheit bei kommunalen Schulen

Bei Schulen kommt hinzu, dass die Zuständigkeiten für Gebäude, Ausstattung, Schulbetrieb und Personal auf unterschiedliche Träger verteilt sein können.

Eine Kommune kann beispielsweise als Schulträger für Gebäude und bestimmte Beschäftigte zuständig sein, während die Lehrkräfte beim Land beschäftigt sind.

Die kommunale Verantwortung für Gebäude und Ausstattung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass die Kommune auch Arbeitgeber sämtlicher Personen in der Schule ist.

Hier müssen die Zuständigkeiten nach dem jeweiligen Landesrecht betrachtet und die erforderlichen Absprachen zwischen Schulträger, Schulleitung und weiteren Beteiligten getroffen werden.

Eine weitere Besonderheit sind Schulverbände.

Gerade kleinere Gemeinden schließen sich häufig zu einem Schulverband zusammen, der als eigenständiger Rechtsträger den Schulaufwand übernimmt. In Bayern ist dies insbesondere bei Grund- und Mittelschulen vorgesehen. Ist der Schulverband Arbeitgeber des kommunalen Schulpersonals, beispielsweise von Hausmeistern oder Reinigungskräften, liegt die Verantwortung für die Organisation des Arbeitsschutzes beim Schulverband, vertreten durch den Schulverbandsvorsitzenden im Rahmen seiner Zuständigkeiten. Für Lehrkräfte, die beim Land beschäftigt sind, gelten dagegen andere Verantwortlichkeiten. Entscheidend ist deshalb auch hier, wer rechtlich Arbeitgeber ist und welche Aufgaben dem Schulverband übertragen wurden.

Nehmen wir an, in einer kommunalen Kita wird ein beschädigter Stuhl festgestellt.

Die Mitarbeiterin erkennt, dass eine Verletzungsgefahr besteht, und meldet den Schaden an die zuständige Ansprechperson.

Die Einrichtungsleitung sorgt dafür, dass der Stuhl zunächst nicht mehr verwendet wird.

Anschließend wird der Mangel an die Stelle weitergeleitet, die für Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen zuständig ist. Falls erforderlich, wird dort auch die Kostenfreigabe geklärt.

Sobald der Stuhl repariert oder ersetzt wurde, erhält die Kita eine Rückmeldung. Die Erledigung wird überprüft und dokumentiert.

So könnte der Ablauf aussehen.

Entscheidend ist dabei nicht, ob alle Beteiligten in derselben Abteilung arbeiten. Entscheidend ist, dass jeder seinen nächsten Schritt kennt und die Informationen zuverlässig weitergegeben werden.

Bei unmittelbaren erheblichen Gefahren müssen Beschäftigte nach § 16 ArbSchG unverzüglich Meldung erstatten. Notwendige Sofortmaßnahmen dürfen dann nicht durch reguläre Verwaltungsabläufe verzögert werden.

Gerade bei diesen beiden Arbeitsschutzaufgaben entstehen häufig Fragen zur Zuständigkeit.

Nach § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und die erforderlichen Schutzmaßnahmen ermitteln.

Die fachliche Ausarbeitung kann durch geeignete Personen erfolgen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der betriebsärztliche Dienst unterstützen dabei entsprechend ihren Aufgaben.

Die zuständigen Führungskräfte müssen jedoch in die Beurteilung ihrer Arbeitsbereiche eingebunden sein. Sie kennen die tatsächlichen Tätigkeiten, eingesetzten Arbeitsmittel und Abläufe vor Ort.

Ähnlich verhält es sich mit Unterweisungen.

Nach § 12 ArbSchG müssen Beschäftigte ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterwiesen werden.

Eine Bauhofleitung kann beispielsweise die tätigkeitsbezogene Unterweisung ihrer Beschäftigten übernehmen, sofern sie hierfür geeignet und entsprechend zuständig ist.

Die zentrale Verwaltung kann dagegen die Terminorganisation, die Bereitstellung von Unterlagen oder die Verwaltung der Nachweise unterstützen.

So entsteht eine sinnvolle Aufteilung zwischen fachlicher Durchführung und organisatorischer Unterstützung.

Wichtig ist, dass am Ende nicht nur ein Nachweis vorhanden ist, sondern die Unterweisung tatsächlich stattgefunden hat und zu den Tätigkeiten und Gefährdungen passt.

Sind die Zuständigkeiten geklärt, müssen sie im Alltag sichtbar bleiben.

Gerade bei Kommunen mit mehreren Einrichtungen wird das schnell unübersichtlich: Unterweisungsnachweise liegen in unterschiedlichen Ordnern, Prüftermine stehen in verschiedenen Kalendern und offene Maßnahmen werden über E-Mails weitergegeben.

Mit SafetyPlanner lassen sich diese Informationen zentral organisieren.

Die Arbeitsschutzsoftware unterstützt Kommunen dabei, ihre Verwaltungsbereiche und Einrichtungen abzubilden, Aufgaben zuzuweisen und Maßnahmen mit Zuständigkeiten und Fristen nachzuverfolgen.

Auch Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Begehungen und Arbeitsmittelprüfungen können in der gemeinsamen Plattform verwaltet werden.

So kann beispielsweise eine offene Maßnahme aus einer Bauhofbegehung der zuständigen Person zugeordnet werden. Der Bearbeitungsstand bleibt nachvollziehbar, und die zentrale Verwaltung kann erkennen, welche Aufgaben noch offen sind.

Die organisatorischen Entscheidungen trifft weiterhin die Kommune. Die Software hilft dabei, diese Entscheidungen im täglichen Ablauf umzusetzen.

 

Eine klare Organisationsstruktur ist eine wichtige Voraussetzung. Im Alltag muss sie sich aber auch bewähren.

Dazu gehört, regelmäßig nachzusehen, ob vereinbarte Maßnahmen umgesetzt wurden und ob offene Aufgaben bearbeitet werden.

Wenn bei einer Begehung ein Mangel festgestellt wurde, sollte nachvollziehbar sein, wer die Beseitigung übernimmt und bis wann dies geschehen soll.

Wenn eine Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden muss, muss klar sein, wer die Bearbeitung veranlasst.

Und wenn eine Führungskraft die Kommune verlässt, dürfen ihre Arbeitsschutzaufgaben nicht dauerhaft unbearbeitet bleiben.

Gerade bei mehreren Einrichtungen kann eine regelmäßige Abstimmung zwischen Verwaltungsleitung, Führungskräften, zentraler Koordination und Arbeitsschutzberatung helfen.

Dabei geht es nicht darum, für jede Kleinigkeit zusätzliche Besprechungen einzuführen. Viel wichtiger ist ein gemeinsamer Überblick darüber, welche Aufgaben erledigt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

 

Ob Rathaus, Bauhof, Kita oder kommunales Schwimmbad: Arbeitsschutz funktioniert nur, wenn die beteiligten Personen wissen, welche Aufgaben sie übernehmen und welche Entscheidungen sie treffen dürfen.

Die oberste Verantwortung für die Organisation liegt bei den zuständigen kommunalen Organen und Leitungspersonen. Je nach Verwaltungsstruktur können dies insbesondere Bürgermeister oder Amtsdirektoren sein.

Führungskräfte übernehmen Aufgaben in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der betriebsärztliche Dienst beraten und unterstützen. Sicherheitsbeauftragte helfen dabei, Gefährdungen im Arbeitsalltag zu erkennen.

Entscheidend ist, dass diese Rollen ineinandergreifen.

Denn wenn im Bauhof eine Maschine ausfällt, in der Kita ein Mangel festgestellt wird oder eine Unterweisung ansteht, sollte nicht erst geklärt werden müssen, wer zuständig ist.

Sie möchten die Zuständigkeiten und Aufgaben Ihrer Kommune übersichtlich organisieren?

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