SafetyPlanner: 4 neue Funktionen im Arbeitsschutz

Welche Aufgaben sind noch offen? Wo besteht Handlungsbedarf? Und welche Themen müssen als Nächstes bearbeitet werden?

Bislang musste man sich für einen umfassenden Überblick häufig durch verschiedene Bereiche einer Arbeitsschutzsoftware bewegen.

Mit der neuen SafetyPlanner-Startseite gibt es jetzt eine zentrale Gesamtübersicht über die offenen Themen.

So können sich Verantwortliche direkt nach der Anmeldung einen Überblick verschaffen, ohne zunächst die einzelnen Bereiche aufrufen zu müssen.

Ein Beispiel aus der kommunalen Praxis

Stellen Sie sich vor, Sie sind für den Arbeitsschutz einer Kommune verantwortlich. Neben der Verwaltung gehören auch ein Bauhof, ein Schwimmbad und weitere kommunale Einrichtungen zu Ihrem Zuständigkeitsbereich.

In den verschiedenen Bereichen fallen regelmäßig Aufgaben an. Beispielsweise müssen Gefährdungsbeurteilungen aktualisiert, Maßnahmen bearbeitet oder Dokumente überprüft werden.

Die neue Startseite hilft Ihnen dabei, den Überblick über die offenen Themen zu behalten und die nächsten Arbeitsschritte zu planen.

Der Vorteil: Sie sehen schneller, wo noch etwas zu erledigen ist, und können sich gezielt um die offenen Punkte kümmern.

Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) ist ein wichtiges Instrument, um den betrieblichen Arbeitsschutz gemeinsam zu besprechen und weiterzuentwickeln.

Nach § 11 Arbeitssicherheitsgesetz ist in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten grundsätzlich ein Arbeitsschutzausschuss zu bilden. Dieser muss mindestens einmal vierteljährlich zusammentreten. Für die Berechnung der Beschäftigtenzahl gelten die gesetzlichen Vorgaben.

In der Praxis werden in solchen Sitzungen häufig zahlreiche Themen angesprochen:

• Offene Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilungen

• Ergebnisse von Begehungen

• Arbeitsunfälle und mögliche Verbesserungen

• Organisatorische Fragen im Arbeitsschutz

• Neue Aufgaben und Zuständigkeiten

Entscheidend ist aber nicht nur, dass diese Themen besprochen werden. Die vereinbarten Maßnahmen müssen anschließend auch umgesetzt werden.

Neu: ASA-Sitzungen direkt im SafetyPlanner

Ab sofort können ASA-Sitzungen direkt im SafetyPlanner erstellt und Aufgaben verteilt werden.

Damit lassen sich die Besprechung und die daraus entstehenden Aufgaben innerhalb derselben Software organisieren.

Beispiel: ASA-Sitzung im Bauhof

Bei einer ASA-Sitzung wird festgestellt, dass die bestehende Gefährdungsbeurteilung für eine bestimmte Tätigkeit auf dem Bauhof überprüft werden sollte.

Aus diesem Besprechungspunkt entsteht eine konkrete Aufgabe, die im SafetyPlanner einer zuständigen Person zugewiesen werden kann.

So wird aus einem besprochenen Thema eine nachvollziehbare Zuständigkeit.

Der Vorteil: Aufgaben aus ASA-Sitzungen bleiben nicht nur als Besprechungsergebnis stehen, sondern können direkt im Arbeitsschutzmanagement weiterbearbeitet werden.

Eine Gefährdungsbeurteilung ist erstellt. Aber wer prüft sie anschließend? Wer muss sie freigeben? Und was passiert, wenn mehrere Personen beteiligt sein sollen?

Gerade in größeren Organisationen sind solche Abstimmungen häufig aufwendig.

Mit der neuen Funktion für individuelle Prüfungs- und Freigabeprozesse lassen sich diese Abläufe jetzt direkt im SafetyPlanner abbilden.

Einstufige oder mehrstufige Freigaben

Je nach Dokument und interner Organisation können Prüfungsprozesse individuell eingerichtet werden.

Dabei sind sowohl einfache Freigaben durch eine Person als auch mehrstufige Abläufe mit mehreren beteiligten Personen möglich.

Die Funktion kann beispielsweise für folgende Inhalte eingesetzt werden:

• Gefährdungsbeurteilungen

• Gefahrstoffverzeichnisse

• Weitere wichtige Dokumente und Inhalte im Arbeitsschutz

Beispiel: Freigabe einer Gefährdungsbeurteilung

Eine Kommune möchte festlegen, dass eine neue Gefährdungsbeurteilung vor ihrer internen Freigabe von mehreren Personen geprüft wird.

Ein möglicher, individuell eingerichteter Ablauf könnte so aussehen:

Schritt 1: Die zuständige Führungskraft prüft die Gefährdungsbeurteilung auf die praktische Umsetzung im jeweiligen Arbeitsbereich.

Schritt 2: Eine weitere festgelegte Person prüft das Dokument im Rahmen ihrer zugewiesenen Zuständigkeit.

Schritt 3: Die abschließende Freigabe erfolgt durch die dafür bestimmte verantwortliche Person.

Dieser Ablauf ist nur ein Beispiel. Die konkreten Prüfschritte können entsprechend den Anforderungen der Organisation eingerichtet werden.

Warum ist das wichtig?

Nicht jedes Dokument benötigt denselben Freigabeprozess. Während für manche Inhalte eine einzelne Prüfung ausreicht, können bei anderen Dokumenten mehrere Beteiligte sinnvoll sein.

Durch individuell festgelegte Abläufe können Organisationen ihre internen Verantwortlichkeiten besser abbilden.

Wichtig bleibt dabei: Ein digitaler Freigabeprozess ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die gesetzlichen Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers.

Der Vorteil: Die internen Prüf- und Freigabeschritte können passend zur eigenen Organisation gestaltet werden.

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselben Zugriffsrechte.

Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit hat andere Aufgaben als eine Führungskraft im Bauhof. Eine Person aus der Verwaltung benötigt möglicherweise andere Berechtigungen als die Leitung eines Schwimmbads.

Mit der neuen Funktion lassen sich Rollenverteilungen und Berechtigungen im SafetyPlanner individuell anpassen.

Damit kann die Benutzerverwaltung stärker an die tatsächliche Organisation angepasst werden.

Beispiel: Unterschiedliche Verantwortlichkeiten in einer Kommune

In einer Kommune arbeiten verschiedene Personen gemeinsam am Arbeitsschutz:

• Die zentrale Arbeitsschutzkoordination organisiert übergreifende Themen.

• Die Bauhofleitung bearbeitet Aufgaben aus ihrem Verantwortungsbereich.

• Die Schwimmbadleitung kümmert sich um die Themen ihrer Einrichtung.

• Weitere Beteiligte übernehmen festgelegte Prüf- oder Freigabeaufgaben.

Die individuellen Rollen und Berechtigungen ermöglichen es, die Zugriffsrechte passend zu diesen Zuständigkeiten einzurichten.

Das ist insbesondere für Organisationen interessant, in denen viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben im SafetyPlanner arbeiten.

Der Vorteil: Die Software lässt sich besser an die vorhandenen Zuständigkeiten und organisatorischen Strukturen anpassen.

Besonders interessant werden die neuen Funktionen, wenn man sie nicht einzeln betrachtet.

Ein hypothetischer Ablauf aus dem kommunalen Arbeitsschutz könnte beispielsweise so aussehen:

1. ASA-Sitzung: In einer Sitzung wird festgestellt, dass eine Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden muss.

2. Aufgabenverteilung: Die Aufgabe wird direkt im SafetyPlanner einer zuständigen Person zugewiesen.

3. Bearbeitung: Die Gefährdungsbeurteilung wird überarbeitet.

4. Freigabeprozess: Das Dokument durchläuft die individuell festgelegten Prüf- und Freigabeschritte.

5. Berechtigungen: Die beteiligten Personen erhalten die für ihre Aufgaben vorgesehenen Zugriffsrechte.

6. Gesamtübersicht: Die neue Startseite hilft dabei, die noch offenen Themen im Blick zu behalten.

So können mehrere Arbeitsschritte innerhalb einer gemeinsamen Software organisiert werden.

Arbeitsschutz besteht nicht nur aus Dokumenten. Entscheidend ist, dass Aufgaben erledigt, Verantwortlichkeiten geklärt und notwendige Maßnahmen umgesetzt werden.

Genau dabei soll SafetyPlanner unterstützen.

Mit der neuen Startseite, den digitalen ASA-Sitzungen, den individuellen Freigabeprozessen und der flexiblen Rollenverwaltung haben wir die Möglichkeiten zur Organisation des Arbeitsschutzes weiter ausgebaut.

Die neuen Funktionen sind besonders für Kommunen und Unternehmen interessant, die ihren Arbeitsschutz mit mehreren Beteiligten koordinieren.

Sie möchten die neuen Funktionen kennenlernen?

Gerne zeigen wir Ihnen in einer persönlichen SafetyPlanner-Demo, wie die neue Startseite, die ASA-Sitzungen, die Freigabeprozesse und die individuellen Berechtigungen funktionieren.

Lernen Sie SafetyPlanner kennen und sehen Sie selbst, wie sich Ihre Arbeitsschutzorganisation digital abbilden lässt.